Secretary 2 (Administrative Assistant) / (Secretaire 2)

À notre sujet

L’équipe d’intervention en cas d’incident grave (SiRT) enquête de manière indépendante sur tous les incidents graves impliquant la police en Nouvelle-Écosse et au Nouveau-Brunswick. La mission de la SiRT est de faire enquête sur les incidents tels que les décès, les blessures graves, les agressions sexuelles, la violence conjugale et toute autre question pour laquelle une enquête est dans l’intérêt du public. La SiRT est un organisme indépendant de la police et du gouvernement. Le directeur de la SiRT est un membre du personnel civil chargé de la direction générale de toutes les enquêtes. Cela permet d’enquêter sur les incidents graves impliquant la police de manière plus transparente et indépendante. La SiRT a récemment ouvert un bureau au Nouveau-Brunswick.

Pour plus d’information sur l’équipe d’intervention en cas d’incident grave, veuillez consulter notre site Web : https://sirt.novascotia.ca/ (en anglais seulement).
 

Au sujet de cet emploi

Relevant du ou de la gestionnaire en administration des affaires, vous offrez du soutien en matière de secrétariat, d’accueil et d’administration à l’équipe SiRT. Vous êtes une ressource essentielle pour l’équipe. Vous veillez à l’efficacité des fonctions administratives du bureau pour faciliter les activités quotidiennes et pour soutenir la mission de la SiRT. Ce poste est situé à Fredericton, au Nouveau-Brunswick.

Vos principales responsabilités : travailler en équipe et fournir du soutien au gestionnaire en administration des affaires, au directeur adjoint et aux gestionnaires d’équipe au Nouveau-Brunswick. De plus, vous serez responsable de :
•    préparer différents types de correspondance ainsi que des rapports;
•    coordonner les calendriers électroniques, organiser les réunions et planifier l’hébergement;
•    gérer les documents, notamment les télécopies, les photocopies, la numérisation et le classement;
•    contribuer à la préparation et à la production des dossiers de divulgation de renseignements pour les tribunaux;
•    gérer le courrier de départ et d’arrivée et organiser les services de messagerie;
•    servir de premier contact pour aiguiller le public; 
•    envoyer les communiqués de presse aux médias du N.-B.;
•    répondre aux demandes du public et des services de police;
•    tenir des dossiers de données et de statistiques exactes.
 

À votre sujet

Un (1) an de formation en affaires et un minimum de trois (3) ans d’expérience en soutien administratif ou de secrétariat, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Vous avez un bon esprit d’équipe ainsi que de fortes compétences dans l’utilisation d’une gamme de programmes Microsoft comme Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Aucun détail ne vous échappe, et vous comprenez l’importance d’un travail précis.

Vous faites preuve d’un excellent jugement lorsque vous répondez aux demandes en personne, virtuelles et par téléphone.

Vous êtes en mesure de travailler de façon autonome dans un environnement dynamique et changeant. Vous faites preuve de jugement sûr dans les situations délicates exigeant beaucoup de tact et de diplomatie. Un excellent sens de l’organisation, de même que de solides compétences interpersonnelles et en communication (à l’oral comme à l’écrit), sont essentiels pour réussir dans ce rôle.

Vous êtes une personne motivée capable de travailler de façon autonome et de participer pleinement dans un environnement d’équipe. Votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer des priorités concurrentes sont exceptionnels.

Nous évaluerons les qualités et compétences énumérées ci-dessus à l'aide d'un ou de plusieurs des outils suivants : test écrit, épreuve standardisée, présentation orale, entrevue, vérification des références. 

Le bilinguisme (français et anglais) est considéré comme un atout.
 

Autres considérations

Conditions de travail

Vous travaillerez principalement dans un bureau confortable. Il se peut que vous deviez à l’occasion soulever ou déplacer des objets légers comme des fournitures de bureau, de l’équipement et des dossiers. Vous interagirez de façon quotidienne avec le public, différents services de police et d’autres agences et institutions locales. Votre semaine normale de travail est de 35 heures, 7 heures par jour.

Ce que nous offrons
 

• Des services de développement de carrière vous donnant accès à des conseils, des outils, des ressources et de la formation continue à toutes les étapes de votre carrière.
• Un lieu de travail stimulant. Notre personnel se sent apprécié, respecté, branché et au courant. Des politiques et des stratégies avant-gardistes.
• D'innombrables cheminements de carrière.
• Des horaires de travail flexibles propres à chaque ministère.
   

Classification: CL 18

Échelle salaire :  $1,684.00 - $1,884.17 Bi-Weekly

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

Tous les employés actuels qui souhaitent être considérés comme candidats internes peuvent cliquer ici.

L'offre d'emploi dépend du résultat de la vérification des antécédents et de la confirmation des titres de compétences, qui doivent être satisfaisants pour l'employeur.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, envoyez un courriel à Competitions@novascotia.ca

Secretary 2 (Administrative Assistant) / (Secretaire 2)

Competition # 44517 

Secretary 2 (Administrative Assistant) / (Secretaire 2), Permanent, Fredericton, NB  

Justice

Posting Closing Date: 12-Dec-24

About Us

The Serious Incident Response Team (SiRT) independently investigates all serious incidents which arise from the actions of police in Nova Scotia and New Brunswick. SiRT’s mandate is to investigate all matters that involve death, serious injury, sexual assault and intimate partner violence or other matters that are determined to be in the public interest to be investigated. SiRT is independent of the police and government. The Director of SiRT is a civilian and is responsible for the general direction of all investigations. This ensures a more transparent and independent way to investigate serious incidents involving police. The SiRT recently opened an office in New Brunswick. 

For more information on the Serious Incident Response Team please visit our website: https://sirt.novascotia.ca/
 

About Our Opportunity

Reporting to the Manager of Business Administration you will provide secretarial, reception and administrative support to the SiRT team. You are a critical team resource who ensures that the administrative functions of the office operate efficiently to support daily operations and the SiRT mandate. This position is located in Fredericton, New Brunswick.

Your key responsibilities include working in a team environment and providing support to the Manager of Business Administration, the Assistant Director and Team Commanders in New Brunswick. In addition, you will:

• Prepare various correspondence and reports.
• Coordinate electronic calendars; arrange meetings, and travel accommodations.
• Document management, including faxing, copying, scanning, and filing.
• Assist with organization and production of disclosure information packages for court purposes.
• Process incoming and outgoing mail, arrange courier services.
• First point of contact for public referrals
• Distribute media releases to NB media outlets.
• Respond to inquiries from the public and police agencies.
• Maintain accurate data and statistics.

About You

You have a one (1) year business course and a minimum of three (3) years of secretarial/administrative support experience, or an equivalent combination of training, education and experience. 

You are a collaborative team player and have proficient skills in the use of a variety of Microsoft programs such as Word, Excel, Outlook and PowerPoint. Attention to detail and a high level of accuracy in your work is essential. You must use a great deal of judgment when handling in- person, virtual and telephone inquiries.

You must demonstrate the ability to work independently in a busy and challenging environment, along with the ability to exercise sound judgment around issues requiring a high degree of tact and diplomacy. Excellent organizational, communication (written and verbal), and interpersonal skills are essential to your success in this role.

You are a self-motivated individual who works well independently and participates fully in a team environment. You possess exceptional organizational skills and the ability to manage competing priorities.

We will assess the above qualifications and competencies using one or more of the following tools: written examination, standardized tests, oral presentations, interview(s), and reference checks.

Bilingualism (English/French) is considered an asset.
 

Other Considerations:

Working Conditions

Most of your time is spent in a comfortable office setting. You may occasionally be required to move/lift light objects such as office supplies, equipment, and files.   You will have daily contact with the public, various police agencies as well as other local agencies and institutions. Your normal work week is 35 hours/week, 7 hours/day. 

What We Offer
 

• Career Development where you have access to career guidance, tools, resources, and ongoing training for every stage of your career.
• Engaging workplace. Our Employees feel valued, respected, connected, and tuned in. We have forward-thinking policies and strategies.
• Countless Career Paths.
• Department Specific Flexible working schedules.